木門企業(yè)檔案管理是非常有必要的，檔案在被木門企業(yè)利用過程中產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益，發(fā)揮它的潛在價值。為了在信息管理和知識管理中把握機遇，檔案工作者需要不斷研究新問題、掌握新方法、更新知識以勝任新的歷史使命。

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木門企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建

首先，對項目需求初步調(diào)研，主要對象為各個主要模塊的負責(zé)部門，主要內(nèi)容為各模塊主流程的確認，各個部門角色的劃分。調(diào)研的主要方式通過現(xiàn)場實施顧問對系統(tǒng)主流程進行講解，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門將現(xiàn)有的系統(tǒng)流程與自己的業(yè)務(wù)流程進行對比，找出其差異性，以便進行修正。另外各業(yè)務(wù)部門需流程的各個關(guān)鍵點的角色定位進行確定，以便進行人員的權(quán)限分配。

其次，木門公司通過單位全宗、檔案類型、檔案報表、人員和組織機構(gòu)情況、權(quán)限分配、審批流程等方面的功能需求，初步形成我木門公司所需的系統(tǒng)原型，在該系統(tǒng)中對全宗、檔案目錄樹、檔案類型、系統(tǒng)編號規(guī)則、檔案分類方案、各類檔案報表、權(quán)限角色進行定義、設(shè)計，構(gòu)建一個全面、有序的檔案管理系統(tǒng)。

為保證檔案實體的安全，我木門公司與數(shù)字化加工單位簽定安全保密協(xié)議，明確規(guī)定所有加工人員均嚴格按照重慶市保密局相關(guān)要求進行保密知識培訓(xùn)，加工電腦禁止連接互聯(lián)網(wǎng)，設(shè)置開機和屏幕保護密碼，并對所有的USB接口屏蔽，貼上封條;所有加工人員禁止使用手機數(shù)據(jù)線、MP3、優(yōu)盤等移動存儲介質(zhì)，禁止復(fù)印、打印、拷貝檔案資料;項目完工數(shù)據(jù)移交后所有電腦全部格式化；加工現(xiàn)場安裝監(jiān)控設(shè)備，通過一系列安全措施保證了檔案實體的安全，避免加工數(shù)據(jù)的泄露。

在檔案數(shù)字化的過程中，我木門公司與數(shù)字化加工單位對出、入庫檔案進行詳細登記，做好交接的臺帳記錄，數(shù)字化加工單位按照專業(yè)技術(shù)標準、工藝流程，科學(xué)合理的對加工質(zhì)量進行把控，每個環(huán)節(jié)對上一個工序進行監(jiān)督及質(zhì)量檢查，保證檔案、數(shù)據(jù)在每個工序順利流暢，確保檔案、數(shù)據(jù)準確、完整。

在檔案數(shù)字化加工每完成一批次，我們都對掃描后的檔案數(shù)據(jù)逐一審查、核對，通過檢查發(fā)現(xiàn)了加工過程中產(chǎn)生的少量問題，均進行了整改;同時對檔案實體進行檢查，包括檔案卷內(nèi)紙張是否完整、檔案還原情況等，并做好相應(yīng)的臺帳記錄。

在完成了所有檔案的數(shù)字化工作后，軟件木門公司協(xié)助數(shù)字化加工單位把大批量的檔案數(shù)據(jù)全部倒入系統(tǒng)，使系統(tǒng)可以提供豐富、準確的檔案數(shù)據(jù)進行查詢，同時，將所有數(shù)據(jù)進行兩套移動硬盤備份，從而搭建了統(tǒng)一管理、隨時利用、安全存儲的集團化檔案管理平臺。

木門企業(yè)提高檔案數(shù)據(jù)利用率

為保證檔案管理系統(tǒng)各項功能的正常使用，提高檔案數(shù)據(jù)利用率，規(guī)范我木門公司檔案管理工作，在系統(tǒng)上線試運行一周后，對各級部門開展了一次該系統(tǒng)的專項培訓(xùn)，包括檔案系統(tǒng)登陸方法、錄入方法、查詢方法、下載審批及其他功能操作，經(jīng)過培訓(xùn)，各部門檔案系統(tǒng)使用人員能夠熟練的進行各種操作，基本滿足日常使用。

在檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建完成后，出臺《檔案管理系統(tǒng)管理辦法》(試行)，對各部門職責(zé)、檔案種類、數(shù)據(jù)標準、數(shù)據(jù)利用、使用權(quán)限等方面進行公示，并下發(fā)《數(shù)據(jù)化定點加工的通知》，對今后的入庫檔案提出數(shù)字化要求，保證了該系統(tǒng)中各類數(shù)據(jù)的順利掛接和規(guī)范化，為該系統(tǒng)充分發(fā)揮利用效果打好基礎(chǔ)。

目前，該系統(tǒng)運行穩(wěn)定，檔案信息資源得到安全可靠的的存儲，為查閱者提供方便快捷的遠程利用，達到了預(yù)期效果；今后根據(jù)相關(guān)的檔案專業(yè)標準，我們將進一步對該系統(tǒng)功能進行開發(fā)、升級，力爭建成我木門公司發(fā)展的重要信息管理平臺。

一個新系統(tǒng)的使用，都會有一段時間的觀察期，木門企業(yè)檔案管理系統(tǒng)也一樣，企業(yè)應(yīng)該提升對檔案管理系統(tǒng)的關(guān)注度，提升企業(yè)日常經(jīng)營效益。

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